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体験事例1しかし,各自の業務カテゴリがバラバラで,これでは改善の糸口がつかめません。そこで,各自の業務大分類ごとに「業務小分類～作業工程展開表」を作成することにしました。さらに,展開した作業工程について工数を算出し,それをカードにしました(図・3参照)。図・5総務4人の作業16分類の工数(月次)3.攻め所の明確化間接・事務作業で工数改善手法についての知識が不足していたのでチェックリスト法を調査,選定しました。メンバーにもなじみがあり,支援者の勧めもあり,ECRSの原則を採用することとしました(表・1参照)。表・1サークルメンバーによる業務改善の手法の評価(チェックリスト法)ECRSとはE:Eliminate(排除)C:Combine(結合と分離)R:Rearrange(入替えと代替)S:Simplify(簡素化)の頭文字ECRSを使用するにあたり,個人差が出ないようにするため,メンバー全員でブレーンストーミングを行い,図・6のように手順化してフォーマットを作成しました。これで,図・6ECRSの使い方を手順化図・3業務小分類～作業工程展開表と工数算出カード作業カードは,4人全員で総枚数437枚になりました。そのカードを親和図法でグルーピングしたところ,16項目に分類できました(図・4参照)。図・4作業工程カードのグルーピング全16分類16の作業分類について4人全員の月次工数をパレート図にしてみました。上位4項目が全作業の68%を占め,かつ4人全員共通の作業内容であることがわかり,「データ作成集計」,「社内予約」,「会議打合せ」,「移動」を改善の対象に決定しました(図・5参照)。学びどころ課題達成型QCストーリーではありますが,現状把握のステップを設けて現状把握をしっかり行い,膨大な作業を詳細に整理,分類することによって改善対象の絞込みを可能にしています。2019年3月号33
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